Saber separar projetos, programas e portfólios dentro das organizações pode se tornar crucial no momento de criar equipes, orçamentos, cronogramas e outros elementos, pois eles possuem características diferentes, embora possam estar conectados.
Vamos entender como criar um portfólio com projetos e programas, com objetivo de dar as informações que ajudarão no processo de tomada de decisão.
Se o assunto levantou sua curiosidade ou mesmo interesse em entender um pouco mais sobre esse cenário, venha conosco nessa leitura.
Aproveite para refletir sobre os projetos que está envolvido, se eles são programas e como estão ou deveriam estar conectados à estratégia da empresa através do portfólio.
Ótima leitura e reflexões!
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Introdução
Várias são ações que são realizadas dentro das organizações com foco em alcanças os objetivos estratégicos táticos e operacionais, como podemos ver na ilustração:
Figura1 – Pirâmide empresarial
Os objetivos estratégicos estão ligados comumente às missões, visões e valores das organizações, olhando para horizontes de dois, três, cinco ou mais anos.
No nível tático são realizadas as ações para entregar resultado à estratégia, através de projetos, programas e outras ações.
O operacional lida com a rotina do dia a dia, mantendo a empresa em seu curso, de acordo com as diretrizes definidas nos demais níveis.
Essa conexão entre os três níveis pode ocorrer de várias maneiras, e aqui focaremos nessa integração através de Projetos, Programas e Portfólio.
Esse ambiente pode ser visualizado na imagem 2.
Figura 2 – Ambiente Organizacional
2. Projeto
Projeto pode ser entendido como um esforço empreendido dentro de um tempo limitado que irá gerar serviços, produtos ou resultados, podendo ser a construção de uma casa, levantamento de clima organizacional, criação de um produto ou mesmo uma viagem.
Projeto obrigatoriamente precisa ter início, meio e fim.
Tudo aquilo que tem início, meio, mas não existe um fim definido deve ser tratado como operação, planos de ação ou processo.
Mesmo com a definição de limitação na linha do tempo de projetos, é importante definir o que é projeto para cada organização ou cenário. Vejamos um exemplo:
Figura 3 – Projeto
Uma empresa deseja trocar as cadeiras de uma sala, sendo cinco no total. Haverá um início, meio e fim, mas do ponto de vista da gestão, não há necessidade de criar um projeto para tal demanda, pois pode ser tratada como um plano de ação.
Algumas saídas para definir o que é ou não projeto pode ser a quantidade de horas ou duração. Como explicação temos:
- Projeto na empresa pode ser tudo aquilo com início meio e fim, com esforço mínimo de duzentas horas; ou;
- Projeto na empresa pode ser tudo aquilo com início meio e fim, com duração mínima de trinta dias.
Outros critérios podem ser adotados nas empresas, mas importante que cada uma tenha suas definições de projeto, para não correr o risco de gerenciar projeto como processo e processo como projeto.
Figura 4 – Processo
3. Programa
Programa é um conjunto de projetos que possuem objetivos em comum. Quando uma organização determina que vários projetos serão realizados para atingirem uma meta em comum eles farão parte de um programa, como mostra a figura 5.
Figura 5 – Visão de Programa
Imaginemos uma empresa que queira crescer 20% em um determinado ano e isso será tratado como projeto.
Ao detalhar o projeto é definido que, para atingir os 20%, será preciso criar uma filial, aumentar a carteira de clientes em 30% e ainda reduzir a taxa de inadimplência, constas a receber, em 80%.
Nesse cenário o projeto ficaria muito robusto e difícil de gerenciar e talvez seja melhor transformá-lo em programa tendo três projetos:
- Projeto 1 – Criação da filial
- Projeto 2 – Aumento de clientes
- Projeto 3 – Redução da inadimplência
Todos os projetos estariam ligados aos mesmos objetivos, mas seriam gerenciados de forma individual, mas integrada, como mostra a figura 6.
Figura 6 – Visão de Programa 20% +
4. Portfólio
O portfólio é o conjunto de todos os projetos e programas que são gerenciados buscando atingir objetivos estratégicos nas organizações, como podemos visualizar na figura 7.
Figura 7 – Visão de Portfólio
Na imagem 7 podemos ver que um portfólio pode conter programas, que pode sua vez possuem projetos vinculados ou mesmo projetos que, mesmo não estando em nenhum programa, deve fazer parte do portfólio.
O portfólio de projetos, quando bem estruturado e gerenciado, ajuda a empresa a responder algumas perguntas como:
- Quantos projetos temos?
- Quais projetos temos que não deveríamos ter?
- Quantos não temos, mas deveríamos ter?
- Os resultados estratégicos estão sendo alcançados?
Essas e outras perguntas quando respondidas pela gestão estratégica, através da gestão do portfólio, será um instrumento fundamental no processo de tomada de decisão.
5. Uma visão de Programa e Portfólio
Quando se tem uma visão integrada de Projetos, Programas e Portfólio existe uma imensa possibilidade de analisar a saúde da empresa através dos indicadores.
Assim com a estrutura da empresa, diferentes níveis podem precisar de diferentes visões de relatórios para tomar as decisões.
A figura 8 nos dá uma noção, através da dados fictícios, de como poderia ser configurado um relatório para análise de portfólio:
Figura 8 – Simulação de Portfólio
Em uma visão resumida e estratégia é possível visualizar quantos projetos a empresa possui, analisando por tipo de serviço, segmento de atuação, percentual de prazo do portfólio, horizontes de término, dentre outros.
Neste mesmo painel poderiam estar os programas com seus respectivos projetos.
Cada organização pode adotar um critério para definir seus indicadores, mas o que eles precisam é fornecer a informação correta e no tempo exato.
6. Uma visão de Projetos
Outros níveis de análises podem ser desenvolvidos, para atender os níveis táticos e operacionais da empresa, como podemos ver na ilustração da figura 9.
Figura 9 – Visão de Projetos
Aqui podemos ter uma visão mais tática e operacional, olhando para os números de cada projeto, analisando pendências riscos, andamento e outras informações que ajudarão os times a tomarem as melhores decisões.
Outros indicadores podem ser criados, a depender da necessidade de cada ambiente.
7. Conclusões
Vimos Projetos, Programas e Portfólio podem e devem coexistir nas organizações, mas que cada um deles tem as suas particularidades.
Podemos perceber a importância de se ter uma sincronia entre os três elementos, uma vez que esses, em conjunto, podem ajudar as empresas a alcançarem seus objetivos.
Como conclusão, faremos uma análise da imagem 10, que retrata um cenário de Projetos, Programas e Portfólio.
Figura 10 – Governança corporativa
Com a integração de pessoas engajadas, uma boa camada de governança e uma grande pitada de mudança cultural, os resultados tendem a ser bem satisfatórios.
8. Um até breve
Esperamos que este conteúdo tenha dado uma visão estratégica, tática e operacional de como fazer a gestão de Projetos, Programas e Portfólio.
Esperamos ainda que entenda a importância da mudança de cultura para se construir um ambiente organizacional rentável e sustentável.
Desejo ótimos projetos e até a próxima.
Messias Reis