Visão geral
Projetos, processos e rotinas coexistem nas organizações, mas cada um desses elementos pode requerer um modelo diferente de gerenciamento. Profissionais e empresas precisam gerar resultados, realizando entregas dentro de prazos, escopos e custos muitas vezes pré-estabelecidos. Uma situação que pode se tornar um complicador neste cenário é a de não diferenciar o que é um projeto, devendo ter um início, meio e fim, das demais rotinas e processos do dia a dia. Como um olhar focado nesses elementos este artigo faz uma análise com o objetivo de separar as demandas que surgem no ambiente corporativo, facilitando no processo de tomada de decisão e definição do modelo de gestão para diferentes objetivos.
Introdução
No contexto empresarial o atingimento de determinadas metas pode ser o diferencial entre o crescimento ou mesmo o fracasso. O trabalho orientado a dados se torna um fator primordial para o planejamento e acompanhamento de ações e projetos que devem ser gerenciados de forma coordenada e padronizada.
Cita-se neste trabalho projeto e ações pelo entendimento de que cada demanda terá uma forma diferente para se alcançar determinados objetivos.
Projetos e Processos
De acordo com o Project Management Institute – PMI, projeto é definido como um empreendimento compreendido para gerar produtos, serviços ou resultados em um período finito do tempo. (PMI 2021).
Essa característica finita de projeto determina que as ações planejadas para atingir um resultado em um horizonte de tempo limitado, necessitaram de um planejamento e controle que permitam realizar as entregas necessárias para se chegar no objetivo definido.
Esses projetos poderão, ainda de acordo com o PMI, serem coordenados por um núcleo que possa centralizar para se ter uma visão estratégica, denominado Project Management Office PMO, ou em livre tradução, Escritório de Gerenciamento de Projetos.
Por outro lado, nem só de projetos vivem as organizações. Existem ações rotineiras que fazem parte do dia a dia e que também precisam ser gerenciadas, pois elas concorrem com os mesmos recursos no mesmo espaço de tempo.
Essas demandas rotineiras muitas vezes são processos. De acordo com a Business Process Management – BPM, processo de negócio são compostos por um conjunto de atividades interligadas entre si para alcançar um objetivo específico, (BMP 2013).
Uma das principais características de processos é a natureza cíclica, não tendo um momento definido de parada. Essa característica separa projeto de processo, sendo que o primeiro tem a como principal atributo o fato de ser finito, enquanto os processos acontecem rotineiramente.
Seja projeto ou processo, devemos entender que envolverá pessoas. Simon Sinek (2009), palestrante e escritor ressalta que novas ideias buscam alcançar sucesso duradouro e acreditam que seu êxito requer a ajuda de outras pessoas. Em sincronia com esse pensamento, este artigo também acredita que para obter sucesso será primordial o envolvimento de pessoas.
Classificação das demandas
Visando separar as demandas, este artigo traz o conceito de Raias, representado pela letra R. Cada demanda ao ser gerada, passa por uma classificação e terá sua forma de gestão definida, sendo:
- R1: destinada para demandas rotineiras e emergenciais que podem ser resolvidas em até um dia, devendo ser gerenciadas com Acordos de Nível de Serviço ANS. O termo ANS também pode ser citado como Service Level Agreement – SLA; são indicadores de que definem o prazo para o atendimento de determinada demanda;
- R2: nesta raia ficam as demandas que não são tão emergenciais, mas que necessitam de uma ação rápida, devendo ser resolvida entre dois e 7 dias;
- R3: aqui são abrigadas as demandas que necessitam de um plano de ação de médio prazo, mas que ainda não devem ser tratadas como projetos, como por exemplo, coisas que podem ser resolvidas entre duas e três semanas;
- R4: demandas projetizadas e que precisam seguir uma metodologia específica para trabalhar com projetos, tendo cronogramas, custo, escopo e outros elementos que são necessários para realizar a entrega. A demanda projetiza poderá ser esforços que ultrapassem quatro semanas ou mesmo quantidade de esforço em horas;
- R5: são melhorias que precisam ser previamente agendadas, visando antecipar possíveis problemas ou contratempos. Dessas melhorias podem surgir R1 a R4.
Uma análise de cenários
Acreditando que diversos cenários podem ser apresentados de diferentes maneiras dentro das organizações, este artigo apresenta uma base para futuras adaptações, sendo um norte inicial e ponto de partida para priorização de demandas.
A premissa é que, com a definição e priorização correta entre as demandas que surgem, uma gestão orientada a dados seja fortemente implantada, uma vez que os indicadores sejam direcionados para medir o que realmente importa.
Em um contexto projetizado, essa análise também pode auxiliar na definição do método correto para o projeto certo, uma vez que uma metodologia pode ajudar as organizações a definirem o método de gestão de acordo com o conhecimento técnico e dos requisitos que envolvem os projetos.
As ações, rotinas e processos que não forem classificados como projetos podem ter seus indicadores e padrões de gestão, de acordo com a classificação.
Conclusões
A ideia de este trabalho irá contribuir para a definição de times e tempos de esforços, pode ser uma conclusão interessante, partindo da ideia de que os recursos muitas vezes podem ser os mesmo para fazer projetos e cuidar das rotinas diárias.
As demandas e projetos podem ser conflitantes, o que poderá gerar impactos negativos, caso os planejamentos dos projetos sejam influenciados por interrupções das rotinas emergenciais.
Como conclusão final, se tem a crença de que este trabalho poderá contribuir para futuras discussões, seja no âmbito profissional ou educacional, pelo fato de que projetos existem em ambos os universos.